ローコード/ノーコードの自動化で、HubSpotはいかにして 100時間以上の業務削減とプロセスの一元化を実現したのか。

急成長中にあった同社は、世界13カ所の拠点で積極的な採用活動を行っていました。

採用のオンボーディングプロセスには7チーム、計50人以上の社員が関わっていましたが、マニュアル作業が多く、ワークフローは15以上の異なるツールやシステムを使って管理されていました。

このように複雑化した状況を課題と捉え、解決策を探していた同社テクノロジー・ストラテジストのJasper Madrone（ジャスパー・マドローン）氏。新入社員の入社手続きを効率的かつ汎用性の高い方法で進め、多岐にわたるアプリケーションを連携させて組織全体のコラボレーションを向上させる施策を必要としていました。

ビジネスの急拡大で人事部のマニュアル作業が増加

HubSpot社の人事チームは、ピーク時には毎月200人以上の新入社員を採用していました。社員1人を雇用するにあたって、各チームに発生するタスクの数は20〜30件。マニュアル対応を必要とするメールの送信なども含めると、全体で毎月約4,000～6,000件のタスクをこなさなければならない状況でした。

また、チームにとっては、連絡事項や統合エラー、タスクの進捗を一元管理する場所がないことも大きな課題でした。チーム間の連携状況を把握できず、ときには各プロセスの直接的な責任者がはっきりしないまま、統合エラーで最大1週間の遅延が発生することもあったのです。

そして、これまで採用活動に用いていたプラットフォームは、HubSpot社が必要とする重要な機能を十分に満たしていませんでした。その機能とは、多数のコネクタ、セキュリティ、アクセス管理、バージョン管理、そして優れたUI/UXです。同時に、非テックチームを含む組織全体のインテグレーションビルダを有効にしたり、サポートしたりすることにも苦労していました。こうした背景から、Jasper Madrone（ジャスパー・マドローン）氏は、ツールを一カ所に集約し、組織全体のコラボレーションを向上させる必要があると考えるようになりました。

#1 – Docusign、Workday、Slack、エンタープライズコラボレーション・プラットフォームを連携させ、採用プロセスの自動化を促進

候補者がDocusignで採用オファーに署名すると、WorkatoがバックエンドでGreenhouseに接続。Greenhouse上で、自動的にその候補者に「採用」のマークを付けます。

Greenhouseで「採用」のステータスが検出されると、WorkatoはGreenhouseとWorkdayを統合し、オファーレターをその候補者のプロフィールに直接アップロードします。

Workdayへのアップロードに失敗すると、Workatoはバックエンドで問題の概要や必要なリソース、関連レコードへのリンク、対応する社員などの情報を人事部または採用担当者にSlackで通知し、解決へと導きます。さらに、この情報をHubSpotのエンタープライズコラボレーション・プラットフォームと同期することで、統合エラーをすぐに視認できる仕組みを整えています。

#2 – HubSpotのAPIを活用してWorkatoのカスタムコネクタを構築し、新入社員に作業用ノートパソコンを配布

新入社員を受け入れるためのシステムとWorkatoを統合させることで、事前準備の完了した候補者がピックアップされます。その後、候補者にノートパソコンの希望発送先を聞くための自動メールが、Hubspotを介して送信されます。

自動メールを受け取った候補者が必要な情報を送信すると、Workatoはエンタープライズコラボレーション・プラットフォーム内にあるヘルプデスクチームのダッシュボードにその情報を同期します。そして、新入社員のグループ（例えば「21年入社組」など）ごとに、候補者を自動的にソートしていきます。ヘルプデスクチームは、そこからボタンをクリックするだけで、発送済みノートパソコンの追跡情報が記載されたメールを新入社員に送信できます。

#3 – WorkatoとHubSpotのエンタープライズコラボレーション・プラットフォームを活用し、タスクの割り当てを管理

HubSpot社のITチームは、Workatoを活用し、セルフサービスのヘルプデスク用アサインルールのダッシュボードを作成。バックエンドで、HubSpotのエンタープライズコラボレーション・プラットフォームにデータを紐付けしました。

このダッシュボードでは、オフィスの場所や地域ごとの設定ルールに則り、ヘルプデスクチームが特定のオンボーディングタスクをどのメンバーに割り当てるかを決定できます。また、これを自動割り当てにすることも可能です。

マニュアル作業をなくし、大幅な時間短縮を実現

Workatoの導入後、HubSpot社のビジネスインパクトと投資対効果は明らかに向上しました。

• 社内システムのユーザビリティスコアが62ポイントから86ポイントに上昇。

• 採用メールの送信にかかる時間を月68時間削減。

• 採用メールの送信数が24通から8通に減少。コミュニケーションがより効率的に。

• タスク管理に必要な時間を71時間短縮。導入後3カ月で、855件の応募に「採用」マークが自動で付くように。

• 統合エラーの解決にかかる時間を、平均3日から約2時間に短縮。

• ヘルプデスクに代わり、1700件のタスクを自動で完了。

マドローン氏は次のように語ります。

「（Workatoによって）新入社員のオンボーディングプロセスプロセスを、より全体的に把握できるようになりました。採用にまつわるあらゆる段階において、ポジティブなフィードバックを得られてうれしく思っています。すばらしいツールのおかげで、従業員の満足度も向上しています」

現在では、新入社員のデータ属性が変更されると、自動的にSnowflakeに情報が同期されるようになっています。

一元化されたエンタープライズコラボレーション・プラットフォームでHubSpot社の採用にまつわる課題を解消し、スムーズなオンボーディングを可能にした、Workatoのソリューション。各月の雇用数や通知数、チームのタスク内容およびステータス、自動化で終了したタスクの割合といった重要なデータを見やすく表示することで、さらなる業務の効率化をサポートしています。