BlaBlaCar, leader mondial du covoiturage, a pour mission d’être la place de marché de référence pour les voyages partagés. Pour atteindre cet objectif, l’entreprise doit gérer une multitude de processus internes, allant de la gestion des trajets en bus à l’accueil et le départ des employés en passant par la formation des chauffeurs. Jérémie Lebrun, Engineering Manager chez BlaBlaCar et son équipe sont responsables de la construction et de la maintenance des outils business internes de l’entreprise. Des outils et des processus qui ont pu être transformés par l’automatisation.
Le challenge : automatiser des processus manuels pour gagner en efficacité et en maintenabilité
L’automatisation des processus offre de nombreux avantages. Elle permet non seulement de gagner du temps et d’économiser des ressources, mais aussi de réduire les erreurs et d’améliorer la maintenabilité des systèmes. Cependant, la mise en œuvre de l’automatisation peut présenter des défis, en particulier lorsqu’il s’agit de processus complexes qui impliquent plusieurs systèmes et outils.
Gestion des trajets en bus
Un des défis majeurs auxquels BlaBlaCar était confronté concernait la gestion des trajets en bus. Ce processus nécessitait une synchronisation précise entre l’outil d’inventaire et l’outil de géolocalisation, une tâche qui était auparavant effectuée manuellement. Cela signifiait que l’équipe de Jérémie Lebrun devait constamment surveiller et mettre à jour ces outils pour s’assurer que les informations étaient correctes et actualisées. Cette tâche était non seulement chronophage, mais elle était également sujette à des erreurs, ce qui pouvait avoir des conséquences sur l’efficacité du suivi des trajets en bus.
Formation des chauffeurs de bus
Chaque nouveau chauffeur doit compléter une formation spécifique avant de commencer à travailler. Cependant, le suivi de cette formation était effectué manuellement, et il fallait vérifier régulièrement si chaque chauffeur avait complété la formation. Ce processus était long,répétitif, peu fiable et l’expérience passager pouvait en pâtir.
L’accueil et le départ des employés
L’onboarding et l’offboarding des employés sont des processus souvent problématiques pour les entreprises. Chaque arrivée et chaque départ de collaborateur nécessite une intervention manuelle pour mettre à jour les systèmes, les accès et les outils de l’entreprise. Cela prenait beaucoup de temps, mais posait également des problèmes de maintenance. Quand un employé quittait son poste, il fallait du temps pour gérer la transition et comprendre comment il travaillait, avec quels outils et quels processus.
Gestion des frais de ferry
Enfin, la gestion des frais de ferry pour les bus en partance pour le Royaume-Uni était un autre processus qui nécessitait une automatisation. Les opérateurs de ferry imposent des taxes et des frais en fonction du nombre de passagers dans les bus. Sans une automatisation précise, BlaBlaCar risquait de payer plus que nécessaire, ce qui aurait un impact négatif sur les coûts de l’entreprise.
Ces défis ont conduit BlaBlaCar à chercher une solution d’automatisation. L’objectif était de trouver un outil capable de prendre en charge ces tâches répétitives et chronophages, libérant ainsi du temps pour l’ensemble des équipes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, l’automatisation de ces processus permet d’améliorer la maintenabilité, en rendant les processus plus transparents et en réduisant la dépendance à l’égard des connaissances individuelles des employés.
Workato : La clé d’une automatisation réussie chez BlaBlaCar
Dans ce contexte, les équipes de BlaBlaCar ont décidé de chercher une solution d’automatisation capable de prendre en charge ces processus complexes. Après une veille concurrentielle menée en 2021, l’entreprise a découvert plusieurs solutions potentielles. C’est finalement Workato qui a été retenu pour son périmètre ITops, avec l’intention d’étendre son utilisation à d’autres domaines.
« Nous avons choisi Workato, car nous avons été séduits par l’expérience proposée par la plateforme. Tout semblait simple d’utilisation et facile à utiliser. De plus, Workato offrait la plupart des connecteurs préétablis dont nous avions besoin pour notre périmètre ITops. Cela nous a permis de gagner du temps et d’éviter les complications liées à la création de nos propres connecteurs. » Jérémie Lebrun, Engineering Manager chez BlaBlaCar
Les équipes BlaBlaCar ont commencé par une phase d’expérimentation avec Workato, qui a duré plusieurs mois. Pendant cette période, ils ont pu tester la plateforme et s’assurer qu’elle répondait à leurs besoins. « La phase d’exploration a été longue, principalement en raison de la disponibilité de nos équipes », explique Jérémie. « Mais une fois que nous avons commencé à utiliser Workato, nous avons été rassurés. La logique de flow de la plateforme était quelque chose que nous connaissions déjà, donc il n’y a pas eu de surprise. »
L’accompagnement et le support de Workato ont également été un facteur clé dans le succès de l’implémentation. « Le support et l’accompagnement de Workato ont été très bons. Il y a une forte communauté autour de Workato que nous pouvons solliciter quand nous en avons besoin. Cela nous a permis d’obtenir une véritable autonomie et de nous approprier l’outil. »
Avec Workato, l’équipe de Jérémie Lebrun a pu automatiser une variété de processus, allant de la gestion des trajets en bus à l’onboarding et l’offboarding des employés.
« Workato nous a permis d’automatiser des processus qui étaient auparavant gérés manuellement, ou qui n’existaient pas. Cela nous a permis de gagner du temps, d’économiser des ressources et d’améliorer la maintenabilité de nos actions. » Jérémie Lebrun, Engineering Manager chez BlaBlaCar
L’efficacité et l’optimisation au cœur des résultats de BlaBlaCar
Le retour sur investissement d’une solution d’automatisation comme Workato n’est pas toujours immédiat ni facilement mesurable. Parfois, Workato permet de mettre en place une nouvelle automatisation qui ne vient pas remplacer un processus manuel existant, mais plutôt créer un processus qui n’existait pas auparavant. Dans ces cas, il peut être difficile de quantifier précisément le gain apporté par l’automatisation.
Cependant, même lorsque les bénéfices ne peuvent pas être chiffrés précisément, il ne fait aucun doute que l’impact de Workato est significatif. Que ce soit en termes de productivité accrue, d’amélioration de l’expérience client, de gain de temps, de réduction des efforts ou, lorsque cela peut être mesuré, d’économies financières, les résultats obtenus grâce à Workato sont indéniables.
Synchronisation des outils SaaS : une automatisation pour une meilleure efficacité opérationnelle
Dans le cadre de son activité, BlaBlaCar utilise une variété d’outils SaaS pour gérer différents aspects de son activité. Cependant, par défaut, ces outils ne sont pas conçus pour communiquer entre eux. Lorsqu’une synchronisation est possible, elle nécessite souvent de passer du temps à travailler avec l’API et la documentation de chaque outil pour créer une solution personnalisée. Ce processus peut être complexe et nécessite des compétences techniques pointues.
Avant l’intégration de Workato, cette synchronisation était un défi majeur pour BlaBlaCar. Par exemple, pour la gestion de la géolocalisation des bus, l’entreprise devait synchroniser les informations entre 2 outils SaaS. Grâce à Workato, BlaBlaCar a pu automatiser ce processus de synchronisation pour gagner du temps, et améliorer la précision et la fiabilité des informations.
Gestion des frais de ferry : une automatisation pour une optimisation des coûts
Comme expliqué plus haut, un autre défi majeur pour BlaBlaCar était la gestion des frais de ferry pour les trajets en bus entre la France et le Royaume-Uni. Les opérateurs de ferry imposent des taxes et des frais qui dépendent du remplissage du bus. Un bus peut être plus ou moins rempli, ce qui impacte le prix à payer.
Avant l’intégration de Workato, cette gestion n’était pas effectuée. En effet, il était humainement impossible et technologiquement très complexe de faire dialoguer deux systèmes et logiciels différents pour obtenir ces informations quotidiennement pour l’ensemble des trajets UK. Par conséquent, BlaBlaCar se retrouvait souvent à payer le tarif le plus élevé, même si le bus n’était pas plein.
Grâce à Workato, BlaBlaCar a pu automatiser ce processus. La plateforme synchronise les informations sur le nombre de passagers en bus en partance pour le Royaume-Uni avec les opérateurs de ferry. Cela permet à BlaBlaCar de payer le tarif exact en fonction du remplissage du bus, évitant ainsi de payer plus que nécessaire. Cette automatisation a permis à BlaBlaCar de réaliser des économies significatives. En effet, sans cette solution, le ferry applique automatiquement le tarif le plus élevé, même si le bus n’est pas plein. Grâce à Workato, BlaBlaCar a pu économiser plusieurs dizaines de milliers d’euros par an sur la simple traversée de la Manche.
Formation des chauffeurs de bus : une automatisation essentielle pour garantir la sécurité et la conformité
La formation des chauffeurs de bus est un aspect crucial de l’activité de BlaBlaCar. Chaque nouveau chauffeur doit compléter une formation spécifique avant de pouvoir commencer à travailler. Cette formation est essentielle pour garantir que le chauffeur possède toutes les compétences nécessaires pour conduire un bus en toute sécurité et en accord avec les processus et standards BlaBlaCar. Avant l’intégration de Workato, le suivi de cette formation était effectué manuellement. Cela signifiait que les équipes Bus devaient vérifier régulièrement si chaque chauffeur avait complété la formation. Grâce à Workato, BlaBlaCar a pu automatiser ce processus. Lorsqu’un chauffeur a terminé et validé sa formation sur une application mobile, Workato active automatiquement son compte. Cela signifie que le chauffeur ne peut pas effectuer son premier trajet sans avoir réussi la formation. Cette automatisation a permis de gagner du temps dans la vérification des acquis de la formation. De plus, elle a renforcé la sécurité et la conformité des processus en garantissant que chaque chauffeur a bien complété la formation requise avant de commencer à travailler.
Amélioration de l’expérience passager grâce à une communication en temps réel
Un des aspects clés de l’activité de BlaBlaCar est de garantir une expérience passager optimale. Cela passe notamment par une communication claire et en temps réel avec les passagers. Dans le cas des trajets en bus, l’entreprise avait du mal à informer efficacement les passagers des retards que pouvaient prendre les véhicules sur la route. Grâce à Workato, BlaBlaCar a synchronisé un outil qui récupère les informations sur les retards des bus avec un autre outil qui envoie des SMS aux passagers pour les informer des retards. Une démarche qui a permis à l’entreprise de proposer une meilleure expérience aux passagers en évitant qu’ils attendent inutilement leur bus. Depuis avril 2023, grâce à cette automatisation, BlaBlaCar a envoyé plus de 200 000 SMS pour informer les passagers. Cette communication en temps réel a non seulement amélioré l’expérience des clients, mais a également renforcé leur confiance en BlaBlaCar, en leur montrant que l’entreprise se soucie de leur temps et de leur confort.
L’adoption de Workato par BlaBlaCar a permis à l’entreprise d’automatiser de nombreux processus internes conduisant à des améliorations significatives en termes d’efficacité et de sécurité. Pour l’avenir, BlaBlaCar prévoit de continuer à utiliser Workato pour automatiser d’autres processus. Comme le confirme Jérémie Lebrun :
« On a une approche assez opportuniste et priorisée et on y va de manière prudente, car il y a des aspects de sécurité, de focus. Techniquement, on peut tout connecter avec Workato, mais il faut qu’on regarde le temps d’implémentation et de maintenance pour automatiser ce qui est prioritaire. Ça a vocation à s’étendre. »
Pour en savoir plus sur le cas d’usage de Blablacar, inscrivez-vous vite à notre webinar du Mardi 28 Novembre à 10H30.
