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Anstelle von 34 Stunden für das Onboarden von neuen Mitarbeitern zu brauchen, sind es jetzt nur zwei Stunden. Die Zeit die wir jetzt brauchen um Accounts und Zugangsrechte zu erstellen hat sich extrem verkürzt.
Kevin Schulze, Senior Solutions Architect @ FREE NOW
FREE NOW ist eine der größten Ride-Hailing Apps in Europa und aktuell in 11 Ländern unterwegs.
- Hamburg, Deutschland
- 1000+ Mitarbeiter/innen
- Ride-Hailing App
Herausforderungen
- 34 Stunden für Onboarding von Nöten
- 60 neue Mitarbeiter:innen pro Monat
- 5 Applications im Onboarding-Prozess involviert
FREE NOW durchlief ein Hyperwachstum, in dem jeden Monat etwa 60 neue Mitarbeiter:innen eingestellt wurden. Der Anstieg neuer Mitarbeiter forderte Kevin Schulze, Senior Solutions Architect, und sein Team mächtig heraus, indem sie mehr Stunden für den Onboarding-Prozess aufwenden mussten als früher.
Infolgedessen musste FREE NOW weniger seiner Engineering-Ressourcen für umsatzsteigernde Projekte einplanen und konnte seine neuen Mitarbeiter nicht schnell genug onboarden.
Für den auf Python-basierenden Prozesse benötigte Kevins Team 34 Stunden, um eine Reihe neuer Mitarbeiter im System aufzunehmen. Es bestand auch die ständige Gefahr, dass, sollte der Onboarding-/Offboarding-Prozess geändert werden müssen, diese Änderungen den Prozess erheblich verlängern würden. Grund hierfür war, dass die Python-Skripte nicht flexibel oder leicht zu warten waren.
Lösung
- Direkte Integration zwischen Workday mit Jira, G-Suite usw.
- Workato ließt Workday-Berichte
- Automatische Mitarbeiter:innen- und Geräteregistrierung
Es gab zwei Hauptgründe, warum Workato für Kevin in Frage kam: Erstens gab es keine Konnektivitätsbeschränkungen – alle Systeme ließen sich mit einer API durch Workato verbinden – und zweitens konnte jeder in Kevins Team die Konnektivitätspfade überwachen, da es nicht codebasiert war wenig bis keine Coding-Kenntnisse voraussetzte sowie die spezifische End-Ziele jedes Workato Recipes für alle einsehbar sind.
Über Workato konnte FREE NOW kritische Anwendungen wie Workday, Jira, G-Suite, Active Directory und Okta automatisieren, wodurch die manuelle Arbeit beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeiter:innen entfällt.
Die Lösung war intuitiv, nahtlos und im gesamten Team einfach zu verwalten. Es führte zu einem neuen Produktivitätsniveaus, erhöhte die Effizienz beim Onboarding/Offboarding von Mitarbeitern:innen und gab dem gesamten Unternehmen eine Blaupause, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine Reihe von radikalen Verbesserungen anstoßen kann.
Ergebnisse
- 34 Stunden → 2 Stunden
- €142,000 → €3,600 Kosten
- Zeit für neue DevOps Projekte
Die Lösung, die Kevin und sein Team mit Workato entwickelt haben, um das Onboarding/Offboarding von Mitarbeitern/innen zu lösen, erfordert 95 % weniger Zeit und damit 98 % weniger Ressourcenkosten. Dies hat es dem Team ermöglicht, seine Energie auf wichtigere, umsatzsteigernde Projekte umzustellen und gleichzeitig die Mitarbeiter schneller bereitzustellen.
In Kevins Worten muss das Team den Onboard-/Offboard-Mitarbeitern keine „Tickets mehr herumschieben“, was den Anstoß gab, immer mehr Automatisierungsmöglichkeiten zu suchen.
FREE NOW hat seitdem von einer Reihe anderer Automatisierungsprojekte profitiert, darunter Asset-Management, Sortierung von HR-Dokumenten und Slack-Benachrichtigungen für verschiedene Unternehmensanfragen und Self-Service-Anforderungen. Das Ergebnis sind schlankere Prozesse und eine insgesamt verbesserte Mitarbeitererfahrung.
